「働き方改革」「価値観の多様性」が象徴するように、今の時代は残業時間を減らし、ライフワークバランスを整えることが求められています。
本記事では、あなた自身とあなたの部下の残業時間を減らすテクニックを8つ厳選してご紹介します。
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残業＝当たり前は、異様で異質で非常識
あなたの働く職場には「残業＝当たり前」「残業＝一生懸命働いて偉い」という雰囲気はありますか？
おそらく、ほとんどの職場にそんな雰囲気があるでしょう。
しかしこれは、異様で異質で非常識と断言できます。
日本語由来の国際語の１つに「KAROSHI」があります。これは「過労死」です。
つまり「過労死」は日本独特の言葉で、国際的には「働きすぎて死んでしまうこと＝異様」なのです。
海外とビジネスの関わりがある方ならピンとくると思います。
海外のビジネスパーソンは、日本に比べて定時ですぐに帰り、休暇もしっかり長期で取得する人が多いです。
海外の多くのビジネスパーソンは、仕事とプライベートをどちらも同じくらい大切にしています。一方で日本人は、仕事＞プライベートの気質があります。
以上から「残業＝当たり前」「残業＝一生懸命働いて偉い」という価値観は、国際的には非常識な考え方ということは明白です。
「あなた自身が残業をしない」「あなたの部下に残業させない」を達成したいなら「残業＝当たり前は、異様で異質で非常識」というマインドを持ちましょう。
これがはじめの一歩で、もっとも重要な考え方です。
成果を高める方程式を記憶せよ
「仕事の成果を高めるには、どうしたら良いですか？」
そう質問されたら、なんと答えますか？
「時間を費やして質を高める」「勉強してスキルを身につける」など思いつくでしょう。しかし、これらの回答は不正解です。
まず、仕事の成果は以下の方程式で表現することができます。
仕事の成果の方程式
仕事の成果 ＝ 時間 ✕ 能力 ✕ 効率
上の式から、仕事の成果を高めるには、「時間」「能力」「効率」を高めれば良いことになります。
しかし、残念ながら高めることができるのは「効率」のみです。
理由を解説していきましょう。
まず「時間」について、本記事の目的は残業ゼロです。よって時間は1日8時間と決まっています。よって時間を増やすことはできません。
次に「能力」について、確かに英会話・プログラミング・簿記などのビジネススキルを高めることができれば、ビジネスパーソンとしての能力を高めることができます。
しかし、それには時間が掛かります。ビジネススキルというのは一朝一夕で高められるものではありません。さらに、部下の残業時間を減らしたいとき、部下に向上心が無ければ部下の能力は高まりません。自分でコントロールできないことを、あれこれ悩んでも仕方ありません。
最後の「効率」について、ちょっとしたコツや考え方を変えれば、仕事の効率は劇的に高まります。あなた自身だけでなく部下の残業時間を減らしたい場合も、このコツや考え方を部下に守らせるだけで、仕事の効率は高まり、残業時間がみるみる減っていくでしょう。
次の章から、具体的な効率アップのコツや考え方を紹介します。
川に飛び込んでから、渡り方を考えろ
まずはじめは、仕事をする上でとても重要な考え方です。
川を渡りたいとき、渡り方をあれこれ考える前に、さっさと飛び込んでしまった方が良いという考え方です。
川を渡るとき「泳いで行くか、船を探すか」「周りを探したら橋があるかも」「飛び込んで水が冷たかったらどうしよう」とあれこれ悩んでいると、川の流れが速くなったり増水してしまうかもしれません。
変化が激しい現代のビジネス環境でも全く同じことが言えます。
とりあえず飛び込んでみたら、意外に水温が温かいかもしれないし川の流れも穏やかかもしれません。水が冷たかったとしても、すぐに引き返して別の手を考えれば良いのです。
ビジネスの場合、例えば新しい営業の方法を考えろと上司に指示されたとしましょう。
このとき、あれこれ悩んで1日経過した人と、とりあえず思いついた策を実行してみて1日経過した人とを比べましょう。
前者は、何も得られずに1日が経過しています。後者は、例え失敗しても「この方法は失敗した」という情報を得て1日が経過しています。
同じ1日でも、その成果は雲泥の差です。
「川に飛び込んでから、渡り方を考えろ」という考えかたをあなた自身・あなたの部下に徹底させましょう。
必要のない仕事はしない
ホワイトカラーの仕事は、良くも悪くも個人に大きな裁量権が与えられています。
ブルーカラーの例えば工場作業者なら、手順書に従って行動することが徹底され、必要のない動きは省かれます。
一方でホワイトカラーは、例えば上司から「報告書を作っておいて」と指示された場合、その報告書の様式・内容は、その人の裁量次第です。
ワードで10ページに及ぶ超大作にすることもできますし、メールで数行の箇条書きで済ませることもできます。
そして、ここに無駄な仕事の入り込む余地が生まれます。
このとき「必要のない仕事はしない」という考え方を持ちましょう。
具体的には「必要最低限のレベルはなにか？」を考え、それだけを実行します。
例えば先の「報告書をつくっておいて」の例の場合、上司の言葉の真意を考えます。
上司の真意が「何があったか報告しろ」なら、事実だけを箇条書きにすればOKです。メールで5分もあれば書き終えてしまうでしょう。
上司の真意が「あなたの考えをまとめろ」なら、事実とあなたの考え、それを補足する根拠をまとめる必要があります。メールよりワードの方が好ましいかもしれません。30分くらいの時間が必要でしょう。
上司の真意が「さらに上の上司にも報告するから、ちゃんとした資料を準備しろ」なら、図やイラストがあって分かりやすい資料の方が好ましいかもしれません。ワードよりスライドの方が良いかも。1時間以上必要でしょう。
このように、目の前の仕事が何のためにあるのか？目的を達成するための最低限のレベルはなにか？を常に考えるようにすれば、必要のない仕事をしないで済みます。
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すべての仕事に期限を設けろ
1つ前の章で述べたように、ホワイトカラーの仕事は良くも悪くも個人に裁量権があります。
例えば上司から「報告書を作っておいて」と指示された場合、その報告書にどれだけの時間と労力を掛けるかは、その人の裁量次第です。
長い時間を掛けると良いものが作れそうですが、1つ前の章でも述べたように、必要以上に良いものを作っても誰も喜びません。それはただの自己満足になってしまいます。
このような必要以上の仕事をしないためのテクニックとして、仕事に期限を決めましょう。
変化の激しい現代のビジネスパーソンは複数の仕事を同時に抱えていることが当たり前です。そのため、１つの仕事に1週間も時間を掛けることはできません。
基本は1日、長い時間が必要な仕事でも3日を目安に自分で期限を決めましょう。期限を決めたらカレンダーやリマインダーをセッティングすれば、複数の仕事を抱えていても、いつまでに何をやり終えないといけないのかが分かります。
これは、会議でも同じです。
会議で、次のアクションが決まった時、必ず３Wを決めましょう。
３W
- What 誰が
- Who 何を
- When いつまでに
会議で議論が白熱し結論が出ると、それに満足しがちになってしまいます。しかしそれでは、結局その結論が実行されないで終わってしまいます。
そして、また次の会議で「あれ？誰が何やるんだっけ？」と同じことを繰り返してしまうのです。
ここでも、期限は基本は1日、長い時間が必要な仕事でも3日を目安としましょう。
そして、あなたがその会議の議長なら、次の日に仕事を割り当てられた担当者と顔を合わせたら「あの仕事終わった？」を徹底的にフォローしましょう。
ワイガヤ・ブレストは甘え
「三人寄れば文殊の知恵」をねらって、複数人で自由に意見を出し合うことで、より良いアイディアの創出をねらう手法があります。
「ワイガヤ」「ブレーンストーミング（ブレスト）」と呼ばれています。
クリエイティブな職場や、常識に縛られないアイディアを出したいときに好まれる方法ですが、残念ながらこれらの方法で良いアイディアが生まれることはほとんどありません。
複数人でアイディアを出し合う場では、全員に「他の誰かが良いアイディアを考えてくれるだろう」という甘えが生まれ、結局のところ大したアイディアは出ません。
複数人の間に力関係がある場合では、自然とその力関係に引っ張られたアイディア、つまり一番力のある人のアイディアが優先されやすくなります。
さらに、意見を出し合って決まった結論は、自分が苦しんで生み出した結論では無いので思い入れもなく、自然と熱量の低く、ありきたりでつまらないアイディアになってしまうのです。
三人寄っても文殊の知恵は出ないのです。
ではどうすればよいのでしょうか。
結論、会議は「合意を形成する場」と割り切りましょう。
会議の前に、担当者（あなたやあなたの部下）が死ぬ気で考えた渾身のアイディアに「うん」と言ってもらうだけの会議にするのです。
そのためには、現状とあるべき姿を対比し、数多くのアイディアを考え、そのアイディアを支える根拠や、バックアッププランまで用意して置かないと、他人に「うん」と言ってもらうことが出来ません。
そのようにして、苦しんで生み出したアイディアは、複数人で無責任に生み出したアイディアよりも、ずっと素晴らしいものになっているはずです。
また、担当者が苦しんで生み出したアイディアなので、担当者がそのアイディアに掛ける熱量は相当なものです。
会議で合意が形成されれば、担当者は責任をもってそのアイディアを実行するでしょう。
ブレスト・ワイガヤなんて時間の無駄遣いです。無駄な時間を無くし、より良いアイディアを作り、それを熱意をもって実行することで、仕事は大きく前にすすみ、結果として残業時間を減らすことに繋がります。
ショートカットキーを駆使せよ
ビジネスにおいて、パソコンを使うことは今や当たり前です。
多くのビジネスパーソンが、長い時間パソコンに向かって仕事をしています。一日のほとんどをパソコンに向かっている人も多いでしょう。
つまり、パソコン作業の効率をアップすれば、その分あなたの仕事全体のスピードアップにも繋がるのです。
例えば、1日8時間労働の内の半分である4時間がパソコン作業だったとしましょう。パソコン作業を10パーセント早めるだけで、24分(60分×4時間×10％)の時間の節約になります。
1日あたり24分の時間があれば、その時間でゆっくりお風呂に入ったり、家族との団らんの時間を増やすことができ、人生の満足度が上がるはずです。
パソコン作業のスピードアップの方法として、最も有効なのがショートカットキーを覚えて駆使することです。
ショートカットキーで有名なのはコピー＆ペーストですが、それ以外にも多数あります。マウスを使って行う作業のほとんどはショートカットキーに置き換えることができます。
マウスを使うと、①マウスを触る→②マウスを動かす→③マウスをクリックする→④手をキーボードに戻す と4つの動作が必要になります。
ショートカットキーを使うと、①ショートカットキーを押す これだけで終わりますので、作業スピードは大幅にアップします。
マウス操作は手首の腱鞘炎の原因になり、近年は問題視されています。さらに、マウス操作は繊細で、間違えて違うボタンをクリックしてしまうとストレスが溜まり、それが更なる作業効率の低下に繋がる悪循環になってしまいます。
本ブログでは、ビジネスに役立つショートカットキーを紹介しています。こちらでショートカットキーを勉強しましょう。
創造的な仕事は午前中、ルーティンワークは昼食後
人間の脳は、朝目覚めた瞬間が一番良く働くと言われています。これは、夜寝ている間に脳内が整理されているためです。
そして午後になるにつれて、その働きは落ちていきます。とくに昼食後は、血糖値が上昇し頭がボーっとして、脳の力をほとんど発揮できない状態になってしまいます。
これは皆さんの日常の経験からも、思い当たるフシがあるのではないでしょうか。
以上から、頭を使うような仕事・創造的な仕事は午前中に行いましょう。
「新しい企画を考える」「今起きている問題の解決策を考える」「経営上重要な判断をする」このような、脳の力が必要な仕事は、可能な限り午前中に実施しましょう。
一方で、昼食後はルーティンワークがおすすめです。
「在庫の数量をチェックする」「出張費の清算をする」「メールの返信をする」このような
、あまり頭を使わないルーティンワークは、昼食後の頭がボーっとしている状態でもこなすことができます。
もし、どうしても午後に頭を使う仕事をしなくてはいけない時は、午後3時以降がおすすめです。
一度上昇した血糖値が下がり、また脳の力が戻ってくる時間帯だからです。
同じ理由から、重要な決定をする会議を、昼食後に開催するのはオススメできません。参加者全員、頭がボーっとしている状態では、決して良い決断はできないからです。
重要な決定をする会議は、午前中の早い時間に開催するようにしましょう。特に週末でリフレッシュした後の月曜日の午前中はゴールデンタイムで最もオススメです。
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最後に
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